Kapitał ludzki to czynnik wpływający na rozwój firmy, który stale zyskuje na swoim znaczeniu. Im więcej pracowników, tym trudniej jednak zapanować nad najwyższym poziomem ich obsługi, dlatego w każdym przedsiębiorstwie niezbędny jest dobry program kadrowo-płacowy, który ułatwi i usprawni to zadanie na każdym kroku. Na co zwrócić uwagę przy wyborze najlepszego oprogramowania tego typu?
Funkcjonalność i wszechstronność
Program kadrowo-płacowy powinien opiekować się pracownikiem od momentu jego rekrutacji aż po zakończenie stosunku pracy. W ramach e-teczek może on przechowywać wszelkie dokumenty związane z zatrudnieniem i gwarantować swobodny dostęp do każdego z nich, kiedy tylko zajdzie taka potrzeba. Co więcej, musi być również w stanie poprawnie wyliczyć wszystkie wynagrodzenia, nawet w przypadku najbardziej skomplikowanego systemu nadgodzin. W ramach jednego programu kadrowiec powinien mieć także dostęp do rejestrowania czasu pracy, aby umożliwić jak najefektywniejsze zarządzanie pracownikami. Ciekawym rozwiązaniem są także portale pracownicze, z których osoby zatrudnione mogą korzystać z poziomu swojego telefonu. Bezpośredni dostęp do własnych danych to przede wszystkim duża oszczędność czasu dla pracowników działu kadr i płac.
Komunikacja z urzędami
Poprawne wyliczenia listy płac i składek do jedno, zaś terminowa wysyłka niezbędnych dokumentów do urządów takich jak ZUS czy Urząd Skarbowy to drugie. Program kadrowo płacowy powinien ułatwić wysyłkę e-deklaracji, a także dokładnie weryfikować ich poprawność. Korzystny może okazać się także wgląd w status wniosku czy deklaracji, dzięki któremu upewnimy się, że wszystko przebiega zgodnie z planem. Gotowe, aktualne wzory różnych dokumentów będą także dużym udogodnieniem w codziennej pracy kadrowca, zwłaszcza jeśli będzie miał możliwość ich dowolnej modyfikacji.
Raportowanie i monitoring zdarzeń
Możliwość generowania różnorodnych raportów na podstawie wprowadzonych lub przetworzonych danych będzie doskonałym źródłem informacji dla oceny kondycji firmy, systemu zarządzania pracownikami oraz ich indywidualnych osiągnięć. Dobrze jeśli program umożliwi także tworzenie własnych zestawień, na bazie dowolnie dobranych parametrów. Porządek w zgromadzonych dokumentach jest bowiem podstawą efektownego zarządzania firmą i pracownikami, a szybki dostęp do gotowych analiz będzie korzystny także w kontekście wygodnego przechowywania dokumentów. Monitoring pozwoli natomiast uniknąć problemu niedopilnowanego terminu takich zdarzeń kadrowo-płacowych, jak dobiegający końca termin umowy zatrudnienia, ważności badań lekarskich czy szkolenia BHP. Najlepiej jeśli program pozwala na samodzielne ustalenie, kiedy kadrowiec zostanie uprzedzony o wygasającej ważności dokumentów, aby miał on odpowiednią ilość czasu na zaplanowanie właściwych działań.Dobry program kadrowo-płacowy to udogodnienie nie tylko dla pracownika, zajmującego się kapitałem ludzkim, ale także dla pozostałych osób zatrudnionych, które nie muszą udawać się do działu kadr za każdym razem, kiedy pragną uzyskać istotne dla nich informacje, między innymi na temat swojego wynagrodzenia oraz naliczonych składek. Przechowywanie i przygotowywanie dokumentów w formie elektronicznej to także oszczędność czasu, przestrzeni i pieniędzy oraz zmniejszenie ryzyka pomyłek, zwłaszcza w korespondencji urzędowej.
